با گسترش روز افزون فناوری،  تبدیل و مستند سازی پرونده های کاغذی به قالب دیجیتال به یکی از دغدغه های بزرگ سازمان ها و ادارات دولتی و خصوصی تبدیل شده است. امروزه دیگر برای جستجوی سوابق یک کارمند، دانشجو و یا دانش آموز به واحد بایگانی سازمان مراجعه نمی شود و مدیران و متولیان امر تنها با یک جستجوی ساده اطلاعات مورد نیاز را در نرم افزار سازمان خود مشاهده می نمایند.

مکانیزاسیون پرونده های کاغذی فرآیندی سازمان یافته می باشد که دقت، سرعت و کیفیت را یکجا از پیمانکار طلب میکند و سازماندهی دست اندر کاران امر و تکنولوژی های مرتبط، مدیریتی هوشمندانه را طلب می کند.

آداک فن آوری مانیا در این زمینه همچون دیگر فعالیت های شرکت کادری متخصص و مجرب را در اختیار گرفته تا کلیه مراحل مکانیزاسیون پرونده ها را با مدیریت و برنامه ریزی صحیح و همچنین با بهره گیری از بهترین و جدیدترین تکنولوژی های روز به انجام برساند.

در این زمینه مدیریت منابع انسانی، انتخاب و تجهیز سخت افزارهای مورد نیاز، طراحی و توسعه نرم افزار مکانیزاسیون اسناد برای سازمان ها بصورت اختصاصی و به طور کلی تمامی مراحل اتوماسیون توسط آداک فن آوری مانیا انجام میگرد و ماحصل کار، بانک اطلاعاتی بهینه و کاملی از پرونده های مستند سازی شده میباشد که کارفرما را در عرض چند ثانیه در جریان جزئیات یک یا چند پرونده خاص می گذارد و امکان مشاهده گزارشات گوناگونی را که تا دیروز روزها و گاهاً ماه ها بطول می انجامید را در عرض چند لحظه فراهم می آورد.

به طور خاص برای افزایش سرعت در این زمینه از تکنولوژی های (OCR (Optical Character Recognition  و یا به عبارت فارسی نویسه خوان نوری و همچنین تکنولوژی های تشخیص خطوط دست نویس فارسی (ICR (intelligent character recognition بهره گرفته ایم.

همچنین تیم توسعه نرم افزار آداک فن آوری مانیا با نگاهی هوشمندانه به سناریوی در دست انجام، و با توجه به نیازهای خاص سازمان های مختلف، نرم افزار مستند سازی سفارشی و مجزایی را برای هر سازمان توسعه داده تا بالاترین سطح کارایی و بهره وری را در طول انجام پروسه شاهد باشیم. بدیهی است نگاه خاص به سرعت، امنیت و سهولت در استفاده از نرم افزار در دستور کار این گروه کاری قرار دارد!

به عنوان یک توضیح ساده از فرآیندی که توسط آداک فن آوری مانیا در سازمان متقاضی پیاده سازی میشود، فلوچارت زیر را مشاهده نمایید:

همچنین شمایی از پلان تجهیزات شبکه و تجهیزات سخت افزاری که در این زمینه پیاده سازی می شود را در تصویر زیر مشاهده مینمایید: